تشریفات و امور نمایشگاهی

امیرحسین اخلاقی پور:مسئول تشریفات و امور نمایشگاهی

 تلفن : 05138049479 - فکس : 05138713638

ایمیل : AkhlaghipourAH1[at]mums.ac.ir 



شرح وظایف

 

شرح وظايف آقاي داوري :

1)      هماهنگي امور مراسمات مذهبي.

2)   هماهنگي در خصوص کادر اجرايي همايشها شامل مجري، قاري، گروهاي هنري و فرهنگي، خوانندگان و ......

3)    رابط اداره ارشاد اسلامي، تبليغات اسلامي، آستان قدس رضوي، در خصوص اماکن، بسيج و بسيج جامعه پزشکي در خصوص اعياد و برگزاري مراسمات مشترک ادارات شامل هفته دولت ، دهه فجر، روز قدس، روز 22 بهمن، راهپيمايي ها، تجمعات، جشن هاي رضوي دهه کرامت، مسابقات فرهنگي.

4)   هماهنگي برپايي امور نمايشگاهاي محصولات فرهنگي واحدهاي تابعه با مجوز از مديريت فرهنگي دانشگاه.

5)   رابط فرمانداري در خصوص برگزاري کليه انتخابات و همکاري و هماهنگي با واحدهاي تابعه جهت ملزومات و معرفي افراد واجد شرايط در صندوقهاي اخذ رأي و ......

6)   هماهنگي امور در مباحث پخش سرودهاي مناسبتهاي سال، تلاوت قرآن کريم هر روز صبح، پخش صلوات خاصه و پيج اطلاعيه هاي فرهنگي و .......

7)   هماهنگي در امور ديد و بازديد و ارتباط با خانوادهاي محترم اساتيد بازنشسته و پيشکسوت دانشگاه، تهيه هدايا، لوح تقدير، گل و شيريني، هماهنگي با افراد بازديد کننده.

8)      نظارت بر بنرها و تابلوهاي اعلانات و هماهنگي نصب در شهرک دانش و سلامت.

9)      همکاري و هماهنگي جهت بنربرپايي مراسمات فرهنگي در مسجد شهرک دانش و سلامت.

10) هماهنگي در برپايي امور نمايشگاهي مناسبتهاي مختلف ارجاع از مراجعه ذيصلاح شامل هفته پژوهش، تجهيزات پزشکي و...... در نمايشگاه بين المللي مشهد و ديگر غرفه هاي نمايشگاهي.

11)  حضور در مراسمات تعزيه به نمايندگي از روابط عمومي دانشگاه و نصب بنر و تراکت.

12) مديريت برگزاري مراسم تعزيه جهت اشخاص طبق دستور العمل برگزاري آئين ياد بود و مراسم ترحيم در دانشگاه علوم پزشکي مشهد.

13)  تلاوت قرآن آغاز نشست هاي خبري و جلسات حسب الامر مدير محترم روابط عمومي دانشگاه.

14) نصب و جمع آوري بنرها  و پايه هاي آن در نشست هاي خبري، سالن اجتماعات روابط عمومي، همايشها و جشنوارها و در غرفه نمايشگاهها.( به صورت مشترک آقايان : داوري- درخشنده ).

15) برپايي و جمع آوري پرچم دانشگاه علوم پزشکي مشهد و جمهوري اسلامي ايران بر روي ميله هاي پرچم در نشست هاي خبري، سالن اجتماعات روابط عمومي، همايشها و جشنوارها و در غرفه نمايشگاهها و گردهمايي ها و ميله هاي پرچم محوطه اي .

16)  نصب و جمع آوري آذين بندي ها جهت مراسمات کشوري و مذهبي. ( به صورت مشترک آقايان : داوري - درخشنده )

17) تهيه نامه ها و ارجاع نامه ها  و نگارش متن مربوط به اتوماسيون اداري مربوط به حوزه مناسبتها و امور نمايشگاهي.

 

 شرح وظايف آقاي درخشنده :

1)      بروز رساني و ساماندهي فايل اکسل جهت رزرو سالن جلسات روابط عمومي ساختمان مرکزي شماره 2 .

2)      نظارت بر نگهداري وسايل مربوط به سالن جلسات روابط عمومي ساختمان مرکزي شماره 2 .

3)      هماهنگي، رزرو و نظارت بر عمليات سالن روابط عمومي ساختمان مرکزي شماره 2 .

4)      تدوين فايل اکسل مربوط به سالنهاي همايش داخل دانشگاه و خارج از دانشگاه و به روز رساني فايل اکسل مربوطه.

5)      تهيه نامه ها و ارجاع نامه ها  و نگارش متن مربوط به اتوماسيون اداري مربوط به حوزه مناسبتها و امور نمايشگاهي.

6)   نصب و جمع آوري بنرها  و پايه هاي آن در نشست هاي خبري، سالن اجتماعات روابط عمومي، همايشها و جشنوارها و در غرفه نمايشگاهها. ( به صورت مشترک آقايان : داوري - درخشنده )

7)      نگهداري بنرها و پايه هاي آن در باکس بنرها در انبار شماره يک روابط عمومي ساختمان مرکزي شماره 2 .

8)      تدوين فايل اکسل مربوط به بنرهاي روابط عمومي دانشگاه به صورت کد بندي شده و به روز رساني فايل اکسل مربوطه.

9)      نگهداري پرچم دانشگاه علوم پزشکي مشهد و جمهوري اسلامي ايران و ميله هاي پرچم در انبار شماره يک.

10) انجام چک ليست قبل از برگزاري و حين برگزاري و بعد از برگزاري جهت همايشها و نمايشگاهها و جشنوارها و نشست هاي خبري و گردهمايي ها.

11) تهيه کارت آيدي کارت جهت خبرنگاران طبق ليست ارسالي از طرف مسئول ارتباط رسانه اي و آيدي کارت کميته اجرايي و نگهداري کارتهاي آيدي کارت.

12) تهيه ليبل متناسب با برگزاري نشست هاي خبري براي خبرنگاران و مسئولين همچنين جهت همايشها و گردهمايي ها و نگهداري ليبل ها.

13)  پيگيري هاي مربوط به درخواست خريد جهت انجام امور محوله موارد مربوط به نگارش شرح جهت خريد اقلام جهت همايشها و نمايشگاهها و جشنوارها و نشست هاي خبري و گردهمايي ها.

14)  نصب و جمع آوري آذين بندي ها جهت مراسمات کشوري و مذهبي. ( به صورت مشترک آقايان : داوري - درخشنده )

 

همایش ها

 

آیین تشریفات کنفرانس های ملی و بین المللی:

 

اطلاعات مراسم :

  • نوع مراسم
  • تاریخ  مراسم
  • زمان  برگزاری مراسم
  • محل برگزاری
  • شخص رابط محل برگزاری
  • سخنران/ سخنرانها
  • جزئیات مربوط به  تماس با سخنران
  • برگزار کننده مراسم

موضوعات :

  • دلیل برگزاری این مراسم چیست؟
  • اهداف برگزاری این مراسم چیست؟
  • موضوع مراسم چیست؟دلیل حضور افراد دراین مراسم چیست؟
  • مخاطبان مورد نظر چه کسانی هستند (چه شرکت هایی /درچه سطحی)؟
  • آیا زمان برگزاری آن مناسب است ؟
  • آیا مراسم باید با انجام کارهای دیگری (مثل انتشار کتاب،به روز رسانی قوانین ومقررات ،  برگزاری مراسم  درزمان خاصی از سال)  برگزارشود؟
  • آیا قرار است مراسم به صورت سالیانه برگزار شود؟
  • آیا باید  درسطح ملی  برگزار شود؟
  • کجا باید برگزار شود؟

با برگزار کننده مراسم ،ارتباط منظم داشته باشید.

  • خلاصه ای از جزییات کارها تهیه کنید
  • لیستی از مدعوین وتاریخ  پیشنهادی برگزاری مراسم تهیه  کنید
  • بعد از پایان مهلت  پاسخ دهی،  درباره  پذیرش یا کاهش  مدعوین ،رایزنی کنید.آیا به دعوتنامه بعدی نیازی هست؟
  • امکانات مورد نیاز برای روز برگزاری مراسم را بررسی کنید-  تجهیزات، جزوات، پذیرایی، جدول زمانی، خوشامدگویی

شرکت کنندگان:

  • لیست دعوت/مدیران برنامه /مجری صحنه
  • جزییات را برای تایید یا کم و زیاد کردن به طرف برگزارکننده ارائه نمایید ، سپس برای انتخاب مدیر برنامه آگهی بدهید

 

محل برگزاری :

  • مکانی برای برگزاری مراسم رزرو کنید
  • زمان رزرو را تنظیم کنید
  • فرم  های مربوط به عملکرد ها را تکمیل کنید (برای نگهداری در آرشیو از آن کپی بگیرید)
  • آیا به صندلی های بیشتری نیاز است؟
  • آیا به نیروهای خدماتی بیشتر یا  افراد دیگری برای جابه جایی وسایل نیاز دارید؟
  • آیا به محلی برای ذخیره کردن وسایل نیاز دارید؟
  • تعیین نوع پذیرایی
  • به افراد مسؤل پذیرایی یاد آوری کنید که پذیرایی باید به صورت دائمی انجام شود
  • جایی برای قرار دادن وسایل ولباس های مدعوین رزرو کنید

یا

  • جایی بیرون از محل برگزاری مراسم رزرو کنید
  • قرارداد را منعقد کنید. (برای نگهداری در آرشیو یک کپی از  آن تهیه کنید.)
  • دستورالعمل چگونگی اجرای مراسم را ارائه کنید

دعوت

  • اگر بروشور یا دعوتنامه لازم است با طراحان درباره  طراحی های لازم صحبت کنید.
  • متن لازم برای دعوتنامه را تهیه کنید.
  • یک نمونه از آن را برای برگزار کننده مراسم ارسال کنید تا در صورت تایید کار را ادامه بدهید
  • تعداد مورد نیاز رامشخص نمایید
  • تاریخ ارسال آن ها را مشخص نمایید
  • مهلت ارسال پاسخ را مشخص کنید
  • پاسخ های ارسال شده را بررسی وتایید کنید
  • آیا نیازی به ارسال دعوتنامه مجدد هست؟
  • اگر لازم است تاریخ ارسال آن و مهلت ارسال پاسخ را مشخص کنید.
  • هماهنگی های لازم را دوباره چک کنید
  • به مسؤل ارسال نمابر /ایمیل/ تلفن یاد آوری نمایید.

طراحان

  • طراحی دعوتنامه
  • طراحی برنامه
  • طراحی نشان های مراسم
  • طراحی اسامی یا شماره میزها
  • طراحی هر علا مت دیگری که لازم است.

تجهیزات

  • تجهیزات مورد نیاز
  • پروژکتور
  • پرده نمایش
  • میکروفون (  همه بخش ها)
  • لپ تاپ (از سالم بودن کلیه اتصالات )اطمینان حاصل نمایید
  • آیانیازی به نورپردازی  روی مجری یا  نشان همایش  هست؟
  • آیا نور کافی در  جایگاه مجری وجود دارد تا بتواند مطالبش را بخواند؟

 


استقرار پذیرش در طبقه همکف

  • درها /بالا برهای اصلی کی باید باز شود؟
  • دستگاه تهویه/ گرمکن، چراغ ها باید در شب روشن باشند.
  • یک نفر باید در پذیرش حضور داشته باشد
  • هیچ شخصی برای تمیز کردن محیط از قبل تا زمان پایان مراسم وارد فضای مراسم نشود.

 


سمینار

  • آگهی مقدماتی سمینار / مراسم را برای شرکت مورد نظر بفرستید.

-آیا آنها تمایل دارند کسی رادعوت کنند؟

-آیا در مراسم شرکت می کنند؟

  • از قابل دید بودن جایگاه و نشان مراسم مطمئن شوید.
  • وسایل لازم مثل جزوات / بروشورها / پوشه ها / فرم های ارزشیابی/ یادداشت وخودکار/ کارت های تجاری را کنترل کنید تا به تعداد کافی موجود باشد.
  • با مجری/ برنامه ریز تماس بگیرید وببینید آیا به چیزی احتیاج دارد یا نه؟ آیا دوست دارد پشت میز بایستد یا نه ،چه نوع میکروفونی نیاز دارد؟ آیا تصاویری برای نشان دادن روی لپ تاپ دارد یا نه؟ ترتیب و زمان بندی برنامه را کنترل کنید.
  • زمان بندی مشخص شده را مرور کنید.
  • از قرار گرفتن مطالب وتصاویر برروی لپ تاپ اطمینان حاصل کنید.
  • به تعداد همه افراد اعم از مدعوین ،کارکنان وسایر افراد کارت سینه تهیه کنید.
  • خودکار برای نوشتن اسامی روی کارت ها  وجود داشته باشد.
  • برگه یادداشت روی میز ها بگذارید.
  • موارد در نظر گرفته شده مثل بروشورها / پوشه ها / فرم های ارزشیابی راتوزیع کنید.
  • نمابرها/ ایمیل ها را 1 تا 2 روز قبل و نامه ها را 2 تا 3روز قبل ارسال کنید.
  • تعدادمدعوین راجهت پذیرایی 2 تا 3 روز قبل چک کنید.
  • لیست برنامه های مراسم را بین سخنرانان ودست اندر کاران توزیع کنید و زمان بندی برنامه ها ورعایت نکات لازم را به آن ها یاد آوری کنید.
  • زمان بندی لازم برای برنامه هایی مانند ورود حاضرین، زمان پذیرایی، ورود سخنران یا خروج او،خوشامد گویی وتشکر رادرنظربگیرید.
  • خوشامد گویی و تشکر کردن اشخاص را سازماندهی کنید.
  • آیا نیازی به اهدای هدیه هست؟
  • اتاق وجایگاه تعویض لباس
  • علایم نشان دهنده  طبقه پایین
  • آیا به چوب رختی نیاز ی هست ؟
  • پارکینگی برای خودروهای شرکت کنندگان در نظر بگیرید. 

در روز برگزاری مراسم

  • تابلو های هشدار و علائم اضطراری و جهت خروج اضطراری را بررسی نمایید.
  • موبایل ها را از محل خارج کرده یا آن ها را خاموش کنید.
  • جهت راه پله ها و تالار های متفاوت را مشخص نموده ویک نفر را در محل ورود برای راهنمایی قرار دهید.
  • پله های  منتهی به سمت بالا و صندلی های انتها ی سالن را مسدود نمایید.
  • برای سخنران های مراسم لیوان آب قرار دهید.
  • پوشه های سمینار را روی صندلی ها قرار دهید یا لحظاتی قبل از شروع مراسم آن ها را توزیع کنید.
  • جدول ثبت نام را تنظیم نمایید.
  • از اسامی شرکت کنندگان وجزییات تماس آنها کپی تهیه نمایید .یک نمونه با نام خانوادگی ونمونه دیگر بانام شرکت متبوع . از هر کدام از آن ها یک نمونه رادر اختیار پذیرش قرار دهید(به منظور حفظ سلامت و ایمنی و امنیت شرکت کنندگان)
  • نشان  مراسم را چک کنید.
  • از سالم بودن صفحه نمایش ومیکروفن ها مطمئن شوید. 

بعد از پایان مراسم

جمع آوری برگه های ارزشیابی وتهیه گزارش از بازتاب مراسم

  • ارسال گزارش به همه افراد شرکت کننده
  • ارسال یادداشت به افرادی که حضور نداشتند.
  • آیا برقراری تماس مجدد با افراد شرکت کننده لا زم است؟ آیا چیز بیشتری برای ارسال به آنها داریم؟ مثل متن سخنرانی ها
  • با برگزارکنندگان مراسم تماس بگیرید تا از میزان رضایتمندی آن ها از شیوه برگزاری آگاه شوید(می توانیدبه صورت شفاهی از آن ها بپرسید یا برایشان فرم هایی بفرستید تا تکمیل کنند.)
  • بادقت ، داده ها را به روز رسانی  کنید.

 

(برگرفته از سايت ايران مجري )

نمایشگاه ها

متن شما....

مراسم و مناسبت ها

آیین نامه برگزاری مراسم ترحیم

چک ليست فرم برگزاري مراسم و کنترل نهايي قبل وحين اجرا

1-تشکيل جلسه

2-چاپ وارسال کارت دعوت

3-طراحي ،چاپ،نصب وتوزيع بنروپوسترها

4-ارسال ايمیل ،پيامک،

5-بازديد از مکان

6-متراژ فضا              

7-وضعيت نور ونور طبيعي          

8-برق اضطراري

9-صوت سمعي وبصري

10-تعداد صندلي

11-وضعيت دما (گرمايشي وسرمايشي)

12-متصدي سمعي وبصري

13-ديتا پرژکتور

14-راههاي خروجي وورودي

15-نحوه پذيرايي ونوع آن

16-وسائل نوشتاري

17-تعداد نيروهاي خدمات وآراستگي

18-تزيئنات مرتبط با مراسم

19-پرچم دانشگاه وايران

20-نصب بنر

21-اخذ مجوز جهت گروههاي فرهنگي

22-ساعت ديواري

23-نظافت سالن

24-ميکروفون (سيار وثابت )

25-نوع صندلي سخنرانان واجراي پانل

26-نوع کادوها،هداياوچيدمان روي سن

27-نوع گل روي سن (استندي ،سبدي،گل آرايي ...)

28-کپسول آتش نشاني

29-غرفه هاي نمايشگاهي

30-هماهنگي حضور خبرنگاران

31-مجري

32 –قاري قرآن

33-پخش سرود جمهوري اسلامي

34-بررسي کليپ ها

36- حضور خبرنگاران

37-تهيه سين برنامه

38-در دسترس بودن آب شرب وليوان يکبار مصرف

مشاوره

متن شما....

منوي اصلي