مرضیه رجبی

 تلفن : 05138713634 - فکس : 05138713638

ایمیل : rajabim4[at]mums.ac.ir  


شرح وظایف

  1. برگزاری جلسات دفتر و هماهنگی با کارشناسان
  2. پیگیری نامه های وارده به دفتر و ارسال آن به دبیرخانه
  3. انجام کلیه امور مربوط به دفتر از جمله: دریافت و ارسال نامه از طرف کارشناسان و هماهنگی ‏با معاون دفتر ‏
  4. ‏‏دریافت نامه ها، اوراق و سایر مکاتبات رسیده به حوزه محل خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و ‏جریان آنها در رایانه یا دفاتر مربوطه .‏
  5. ‏تفکیک و توزیع نامه ها، گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری آنها.‏
  6. پاسخگویی به ارباب رجوع، پاسخگویی حضوری به کلیه مراجعین حوزه مدیریت کاری، اعم از همکاران مدیریت، سایرمدیریتها، سایردستگاهها و عموم مردم
  7. مسئول دفترامین حوزه کاری خود بوده و در رفتار، گفتار وبرخوردها بامراجعین می بایست شؤنات حوزه کاری را حفظ نماید.
  8. تکریم ارباب رجوع مهمترین وظیفه ومسؤولیت دفتر می باشد.
  9. تنظيم ليست متقاضيان ملاقات با مدیر روابط عمومی و تعيين ساعات ملاقات براي آنها
  10. مسئول دفتر می بایست بادرک و موقعیت مدیرنسبت به تنظیم اوقات ملاقات مدیر را برنامه ریزی نموده و شرایطی را فراهم نماید که برنامه های تنظیم شده، یادردست اقدام به موقع انجام پذیرد.
  11. ابلاغ دستورات صادره مدیر به اشخاص و مؤسسات ذيربط و واحدهاي تابعه بر حسب خط مشي تعيين شده و در صورت لزوم پيگيري آنها
  12. انعکاس مسائل ومشکلات مدیریت، پرسنل به صورت شفاهی به مدیر
  13. تنظیم برنامه های مدیریت جهت تنظیم جلسات
  14. تنظيم اوقات جلسات و كميسيونهائي كه در دفتر مديريت تشكيل ميشود و مطلع ساختن مقامات ياافراد شركت كننده در جلسه
  15. تهیه و تنظیم گزارشات پیرامون وقایع مهم روزانه جهت ارائه به مدیر.
  16. تهيه پيش نويس برخي از نامه ها و گزارشات و جدولهاي مختلف
  17. انجام ساير امور ارجاعي مربوط به شغل 
  18. مراقبت از اتاق مدیر

نظارت

متن شما....